Als DigitalAgentur Brandenburg arbeiten wir gemeinsam mit dem Brandenburgischen IT-Dienstleister ZIT-BB und dem Ministerium der Justiz und für Digitalisierung (MdJD) an der landesweiten Einführung von LLMoin als Verwaltungsassistenten. Dabei betrachten wir als Projektgruppe nicht nur die technische Einführung, sondern auch eine Frage, die maßgeblich über den Projekterfolg entscheiden kann: 

Wer sitzt eigentlich wann mit am Tisch, wenn über die Einführung von KI gesprochen wird? 

In der konzeptionellen Vorarbeit haben wir hierzu mit verschiedenen Kommunen gesprochen. Eine Erkenntnis zog sich dabei durch viele Gespräche: Kritische Fragen zur Einführung sind selten das eigentliche Problem. Entscheidend ist vielmehr, wann diese Fragen gestellt werden und wie mit ihnen umgegangen wird. 

Vor diesem Hintergrund haben wir gemeinsam mit dem BRAIN-Netzwerk des IMU-Instituts, Personalräten verschiedener Kommunen sowie Arbeitgebervertretungen einen ersten Erfahrungsaustausch organisiert. 

Das größte Projektrisiko zuerst angehen 

Aus dem Produktmanagement kennt man ein einfaches Prinzip: Die größten Risiken adressiert man so früh wie möglich. Nicht weil sie zwangsläufig eintreten werden, sondern weil sie die größten Auswirkungen haben können und damit unmittelbar den Projekterfolg beeinflussen. 

Bei KI-Projekten betrifft das häufig Fragen rund um Mitbestimmung, Veränderungen von Aufgaben, neue Verantwortlichkeiten oder Datenschutz. Diese Themen sind jedoch nicht das Risiko. Im Gegenteil: Sie machen genau die Fragestellungen sichtbar, die später über Akzeptanz oder Ablehnung entscheiden können. 

KI-Einführung bedeutet Veränderung 

Die Einführung von KI verändert Arbeitsweisen. Neue Werkzeuge entstehen, Aufgaben verschieben sich, Prüfprozesse verändern sich und Verantwortlichkeiten werden neu diskutiert. Damit wird jede KI-Einführung automatisch auch zu einem Change-Projekt. 

Ein zentraler Grundsatz des Change-Managements lautet: Menschen unterstützen Veränderungen eher dann, wenn sie verstehen, warum etwas geschieht, wie sie betroffen sind und wenn sie ihre Perspektiven frühzeitig einbringen können. 

Akzeptanz entsteht selten durch Überzeugungsarbeit kurz vor dem Rollout. Sie entsteht durch Beteiligung, Transparenz und die gemeinsame Arbeit an offenen Fragen von Beginn an. 

Aus Verantwortlichkeiten gemeinsame Verantwortung machen 

Gerade bei der Einführung von KI lassen sich viele Fragen nicht sofort eindeutig beantworten. Oft gibt es keine einfache Ja-oder-Nein-Antwort. Antworten müssen gemeinsam erarbeitet, Erfahrungen gesammelt und Lösungen weiterentwickelt werden. 

Deshalb sollten diese Fragen nicht isoliert einzelnen Stellen zugeschoben werden. Erfolgreiche KI-Einführungen entstehen dort, wo unterschiedliche Akteure ihre Perspektiven einbringen und gemeinsam Verantwortung übernehmen. Ziel sollte sein, aus verschiedenen Zuständigkeiten eine gemeinsame Verantwortung für eine erfolgreiche, sichere und akzeptierte Einführung zu machen. 

Wie kann das konkret aussehen? 

Sind Sie bereits in einen ersten Austausch mit Ihren Datenschutzbeauftragten gegangen? Gab es schon einen Dialog zwischen Arbeitgeber- und Personalratsseite zur Einführung von KI-Software? 

Die dabei gestellten Fragen bringen häufig relevante Aspekte und manchmal auch Unsicherheiten oder Ängste zum Vorschein. Genau diese sollten nicht weggewischt, sondern ernst genommen werden. 

Die gemeinsame Arbeit an diesen Themen kann helfen, Widerstände abzubauen und sie im besten Fall ins Gegenteil zu verkehren: Menschen, die anfangs kritisch auf ein Vorhaben blicken, können zu Mitstreiter:innen und Multiplikator:innen werden, die aktiv zum Erfolg der Einführung beitragen. 

Eine Frage zum Schluss 

Haben Sie diese Personen bereits eingebunden oder stehen sie noch auf Ihrer Liste für später? 

Vielleicht beginnt eine erfolgreiche KI-Einführung nicht mit dem ersten Prompt. 

Sondern mit dem ersten Gespräch.