Einsatz von Künstlicher Intelligenz auch in der Verwaltung? Na klar! 

Und dabei ist vor allem wichtig, dass wir nicht etwas Neues bauen wollen, wo der Staat schon etwas entwickelt hat. Deswegen nutzen wir den Verwaltungsassistenten nach, den Hamburg implementiert hat. Ziel des Projekts „Einführung LLMoin in der Brandenburger Verwaltung“ ist, dass bald alle Menschen in der Landesverwaltung KI als Assistenten nutzen können - und das nach den Sicherheits-, Vertraulichkeits- und Rechtsstandards, die für die öffentliche Verwaltung gelten.Als DigitalAgentur Brandenburg sind wir verantwortlich für Kommunikationsmaßnahmen, Schulungsangebote und Maßnahmen für die gute Nutzung von LLMoin in der Brandenburger Verwaltung. Dabei arbeiten wir eng mit dem zentralen IT-Dienstleister des Landes ZIT‑BB, der das Projekt leitet, sowie Mitarbeitenden aus unterschiedlichen Ressorts zusammen, um eine koordinierte, sichere und praxisnahe Einführung zu unterstützen. 

Das Projetteam hat zunächst umfassend die Anforderungen an einen sicheren, datenschutzkonformen und souveränen KI‑Textassistenten erhoben. Aus allen verfügbaren Alternativen hat es das von Dataport AöR entwickelte Tool LLMoin ausgewählt, da Brandenburg hier auf einen großen Erfahrungs- und Anwendungsschatz aus sechs anderen Bundesländern zurückgreifen und bereits erarbeitete Ergebnisse nachnutzen kann. Auch stellt die Dataport AöR ein Komplettpaket aus Hosting und technischem Support bereit. 

In den vorangegangenen Monaten haben wir einiges über den Rollout eines allerersten KI-Systems in der Verwaltung gelernt, was wir hier gern teilen möchten: 

1. Alle Stakeholdergruppen sollten individuell und frühzeitig informiert und beteiligt werden, um eine gute Gestaltung des Rollout-Prozesses zu ermöglichen. Hier haben wir als DABB mit Stakeholdern aus den Ressorts ein Kommunikationskonzept erarbeitet, was die Bedarfe der unterschiedlichen Stakeholdergruppen und Maßnahmen, um diese Bedarfe zu erfüllen übersichtlich darstellt.
2. LLMoin ist bereits in sechs weiteren Bundesländern eingeführt. Wir können hier auf Erfahrungen aufsetzen und profitieren davon, Artefakte und Lösungen nachnutzen zu können. Dies beschleunigt bei uns die Prozesse und spart Geld. Auch im Bereich Kommunikation nutzen wir als DigitalAgentur Artefakte nach und erstellen nur da Neues, wo es notwendig ist.
3. Multiplikatorinnen und Multiplikatoren sind sehr wertvoll in einem so großen Vorhaben. Sie geben schon früh im Projektverlauf Feedback zur Nutzung als Testnutzende. Sie werden schon vor dem Rollout einbezogen und geben auch Feedback zum Prozess und zur Kommunikation. Sie helfen als Schnittstelle, Bedarfe vor Ort zu identifizieren und vor Ort angepasste Use Cases zu entwickeln. Als DigitalAgentur haben wir in der Funktion als Leitung des Bereichs Kommunikation ein Konzept für Multiplikatorinnen und Multiplikatoren entwickelt. Dieses soll sie dabei unterstützen, in einer Online-Community in den Austausch zu kommen, um gemeinsam Fragen zu identifizieren, Antworten dazu zu entwickeln sowie Use Cases mit den dazu gehörigen Prompts zu erstellen und miteinander auszutauschen. So können wir gemeinsam Best Practices für Brandenburg entwickeln.
4. In einem interdisziplinären Team zu arbeiten hilft, unterschiedliche Perspektiven einzubeziehen, um das Projekt für die verschiedenen Stakeholder bestmöglich zu gestalten: für Politik/Verwaltung, Technik, Datenschutz, Kommunikation, Nutzerzentrierung und Change-Management. Seitens der DABB bringen wir die Perspektiven Kommunikation, Nutzendenzentrierung und Change mit ein.
5. Bedarfe für das Tool und den Rollout vorab per Interviews von unterschiedlichen Stakeholdern zu erheben hat uns als DigitalAgentur Brandenburg und dem Kommunikations-Projektteam geholfen, ein besseres Verständnis zu entwickeln für mögliche Use Cases, Wünsche an das Tool, Bedarfe an Schulungen und weitere Maßnahmen zur Unterstützung am Arbeitsplatz. Die Interviews haben wir selbst durchgeführt, was ein super Einstieg in das Projekt und die Kommunikationsaufgabe war.
6. Die nutzerzentrierte Arbeitsweise hilft uns insgesamt, von den Menschen, bei denen die Ergebnisse ankommen sollen, regelmäßig Rückmeldung zu bekommen und unser Angebot iterativ weiterzuentwickeln. Dafür nutzen wir in der DigitalAgentur mit unseren Projektpartner:innen folgende Mittel: Bedarfserhebung per Interview vorab, Fragebogen an Multiplikator:innen, kollaborativ gesammelte FAQs, Prompt-Best-Practices und Austauschrunden mit Multiplikator:innen. 

Das Land und die Spitzenverbände einigen sich übrigens gerade darauf auch für die Kommunen LLMoin verfügbar zu machen. Auch zum kommunalen Rollout sind wir schon mit ZIT-BB, DIKOM, TUIV AG und natürlich einigen Brandenburger Kommunen im Austausch, um wichtige Angebote zentral bereitzustellen und die Kommunen damit zu unterstützen. Sobald es eine finale Zusage zur Finanzierung gibt, kann es losgehen mit der Umsetzung. 

Wir freuen uns darauf, den kommunalen Rollout mitzugestalten!