Im Sinne des Programmmanagements schafft eine Roadmap den zeitlichen Rahmen dafür, wann welche Maßnahmen umgesetzt werden sollen. Die Grundlage für die zeitliche Planung bildet hier die Priorisierung der Maßnahmen. Bei der Ausarbeitung der Maßnahmen-Steckbriefe können Sie bereits erkennen, welche Priorität sie haben und wie lange die Umsetzung im Verhältnis zu anderen Projekten dauern wird.

Die grobe Priorisierung der Maßnahmen gibt Ihnen die Möglichkeit, eine Roadmap Ihrer Digitalisierungsmaßnahmen zu erstellen. Die Roadmap stellt alle geplanten Maßnahmen dar und legt den groben Zeitplan für die nächsten drei bis fünf Jahre fest. Sie gibt Ihnen einen Überblick und schafft Transparenz.

Genauso wie projektübergreifend ein Zeit- und Arbeitsplan wichtig ist, so ist er auch auf der Projektebene gewinnbringend. Hierfür sollten Sie einen Projektphasenplan oder Meilensteinplan entwickeln. Er definiert den Start des Projektes durch einen Kick-off-Workshop sowie wichtige Meilensteine wie Workshops, Weiterbildungen, Zwischen- und Endergebnisse. Der Projektphasenplan ist nicht in Stein gemeißelt: Scheuen Sie sich nicht, ihn im Projektverlauf an neue Umstände anzupassen.

Einen Meilensteinplan können Sie auch für die Strategieentwicklung verwenden.

Wachsender Popularität erfreut sich auch das Kanban-Board. Dieses Werkzeug aus dem Bereich des agilen Arbeitens bildet eine analoge oder digitale Tafel, auf der mittels Karten anstehende Aufgaben übersichtlich sortiert werden. Üblich sind Kategorien wie „Aufgabe / To-do“, „Doing / In Bearbeitung“ und „Done / Erledigt“. Das Kanban-Board kann für ein größeres Projekt auch in Projektbestandteile unterteilt werden (siehe Grafik). Genauso ist ein übergeordnetes Kanban-Board denkbar, auf dem das Programmmanagement den Arbeitsstatus mehrerer Projekte auf einen Blick hat.