1. Bestandsaufnahme - Was ist schon da?
Bevor eine Strategie erstellt werden kann, sollten Sie sich einen Überblick darüber verschaffen, wo Ihre Kommune beim Thema Digitalisierung steht. Zu diesem Zweck ist es notwendig, eine Bestandsaufnahme durchzuführen. Für die Bestandsaufnahme gibt es eine Vielzahl an Methoden, von denen wir Ihnen hier einige vorstellen.
Sie finden verschiedene Methoden zur Bestandsaufnahme sowie Vorlagen zur Anwendung in den nachfolgenden Tabs, die Sie unterstützen, eine Bestandsaufnahme durchzuführen.
Dokumentenanalyse
Sammeln Sie alle Dokumente, die Ihre Kommune zum Thema Digitalisierung erstellt hat. Wenn in Ihrer Kommune bereits Digitalisierungsprojekte geplant, konzipiert oder umgesetzt worden sind, dann tragen Sie auch diese zusammen. Dadurch wissen Sie, welche Skizzen und Materialien Ihnen bereits für Ihr Bauvorhaben zur Verfügung stehen.
Welche Dokumente mit strategischem Ansatz gibt es in Ihrer Kommune? Gibt es Dokumente, die sich mit Digitalisierung auseinandersetzen?
Konzepte zu Digitalstrategien, Ratsbeschlüsse, Stadtentwicklungskonzepte oder Ähnliches
Weitere Unterlagen im Themenfeld Digitalisierung
Welche Digitalisierungsprojekte gibt es in Ihrer Kommune? Wie ist der Stand der Umsetzung?
Alle Projekte mit Digitalisierungsbezug – ob geplant, in der Umsetzung oder abgeschlossen.
Im Fokus sind digitale Projekte im Kontext der kommunalen Daseinsvorsorge insgesamt, nicht der Verwaltung selbst (E-Government).
Relevant sind auch Projekte von städtischen Beteiligungen sowie im interkommunalen Kontext. Es kann daher hilfreich sein, externe Akteure bei der Bestandsaufnahme einzubinden. Hierfür können Sie beispielsweise eine Befragung nutzen.
Stakeholder-/Akteursanalyse
Welche wichtigen Akteure bzw. Stakeholder aus Politik, Wirtschaft, Zivilgesellschaft usw. sind im Strategieprozess zu berücksichtigen? Für die Beantwortung ist die Erstellung einer Stakeholder-Matrix zielführend! Auf einer Akteurslandkarte werden die relevanten Stakeholder für eine Digitalstrategie gesammelt. Dadurch können Sie einen Überblick darüber gewinnen, welche Akteure für die Digitalstrategie wichtig sind, und eine erste Priorisierung vornehmen. Bei dieser Sammlung und Aufstellung ist es zunächst nicht wichtig, an welcher Stelle des Prozesses die Akteure zu verorten sind.
Umfrage und Interviews
Um Wissen und Einstellungen von zentralen Stakeholdern einzuholen (z.B. Verwaltungsvorstand, Geschäftsleitung kommunaler Beteiligungen, Politik etc.) bieten sich Interviews an. In der Regel basieren diese auf einem Fragebogen, welchen Sie z.B. im Rahmen eines telefonischen Gesprächs durcharbeiten. Mit Hilfe von Interviews lassen sich ebenso Handlungsfelder priorisieren, wie auch Einstellungen zu Chancen und Risiken der Digitalisierung abfragen.
Eine sehr effiziente Methode, um Wissen oder Einstellungen von größeren Gruppen abzufragen, sind Online-Umfragen. Diese können Sie z.B. nutzen, um sich einen Überblick über laufende und geplante Projekte in der Verwaltung und den kommunalen Beteiligungen zu verschaffen.
Stärken-Schwächen-Analyse
Für eine strategische Erstorientierung ist es hilfreich, die Stärken und Schwächen Ihrer Kommune ausfindig zu machen. Eine Methode, die sich hierfür gut eignet, ist die SWOT-Analyse (engl. strengths, weaknesses, opportunities, threats). Idealerweise binden Sie hierbei verschiedene Perspektiven der wichtigsten Akteure und Stakeholder im Rahmen eines kleinen Strategieworkshops ein.
Die SWOT-Analyse hilft Ihnen dabei, Potentiale und Handlungsbedarfe Ihrer Kommune zu identifizieren, damit Sie eine optimale Grundlage für die Strategieentwicklung haben. Idealerweise führen Sie die SWOT-Analyse unter Beteiligung wesentlicher interner Akteure (z.B. Bürgermeister*in; Dezernent*innen; etc.). Möchten Sie die Strategie auf breitere Füße stellen, können Sie auch z. B. Vertreter der kommunalen Unternehmen oder der Stadtgesellschaft einbinden.
Beispielhaft kann eine Stärke eine starke lokale Wirtschaft mit Digitalisierungsbezug sein. Eine Schwäche kann der Fachkräftemangel in Verwaltung oder Region sein. Eine Chance kann der Erhalt der Daseinsvorsorge trotz rückgängiger Bevölkerung sein, ein Risiko der Verlust von personenbezogenen Daten. Wichtig ist, dass Stärken und Schwächen den Status quo beschreiben, während Chancen und Risiken in die Zukunft schauen.
Strategie-Workshops
Möchten Sie wichtige Stakeholder zentrale Entscheidungen im Prozess erarbeiten lassen, bieten sich Workshops an. Diese geben einen Raum, um Teile der Strategie zu entwickeln und Methoden (wie z. B. die Stärken-Schwächen-Analyse) in der Zusammenarbeit umzusetzen. Auch Priorisierungen und Zeitpläne können Sie gut in Workshops erarbeiten. Egal mit welcher Zielsetzung und welcher Methode Sie arbeiten: Sie benötigen einen Moderator oder eine Moderatorin, der oder die keine eigene inhaltliche Agenda verfolgt, die Zeit im Blick behält und die gewählten Methoden souverän anwenden kann. Wichtig ist es, einen Raum für eine offene Diskussion zu schaffen. Dies kann auch mit einfachen Methoden gelingen. Entscheidend ist in jedem Fall eine Ergebnisdokumentation (z. B. ein Fotoprotokoll), die Ihnen dann in der weiteren Strategieausarbeitung hilft.