2. Fokusgespräch vom 26.10.2021


Überblick + Einführung

Am zweiten Fokusgespräch am 26.10.2021 nahmen Vertreter:innen von 12 kommunalen Schulträgern teil. Hinzu kamen vier Vertreter:innen des Ministeriums für Bildung, Jugend und Sport (MBJS) und ein Team aus fünf Mitarbeiter:innen der DigitalAgentur Brandenburg (DABB). Insgesamt nahmen an dem Fokusgespräch 22 Personen teil.

Im Mittelpunkt des zweiten Fokusgesprächs stand das Themenfeld „IT-Ausstattung, Beschaffung und Administration“.

Eingeführt wurde durch drei kurze Impulsvorträge: seitens der DABB durch Dr. Michael Kaden (Impulsvortrag/PDF), seitens des MBJS durch Steven Brandt (Impulsvortrag/PDF) und seitens der TUIV AG durch Jens Geisler (Impulsvortrag/PDF).


Thematische Arbeit in Kleingruppen

Im Fokus des weiteren Gesprächs stand die Rollenwahrnehmung und -verteilung zwischen den einzelnen Stakeholdern. Orientierung boten dabei die folgenden Zielfragen:

  • Wie erfolgt die Rollenwahrnehmung im Kontext IT-Ausstattung, Beschaffung und Administration an Schulen aktuell?
  • Welche organisatorischen Herausforderungen und Abstimmungsbedarfe sehen Sie dabei?
  • Welche Lösungsvorschläge ergeben sich aus Ihrer Praxis?

Konkret gearbeitet wurde in drei thematischen Kleingruppen. Die erste Gruppenarbeitsphase dauerte 45 Minuten. Später hatten die Teilnehmenden die Möglichkeit, rotierend die Ergebnisse der anderen Gruppen zu sichten und zu ergänzen (jeweils 15 Minuten). Die Ergebnisse wurden anschließend 30 Minuten im Plenum vorgestellt, ergänzt und priorisiert.

Den einzelnen Kleingruppen waren folgende Leitfragen zugeteilt

  1. IT-Ausstattungsempfehlung (Gruppe 1/Themenfeld 1)
    Nach welchen Vorgaben werden Schulen aktuell mit IT ausgestattet / Welcher Bedarf besteht nach einheitlichen IT-Ausstattungsempfehlungen?
    Welche organisatorischen Herausforderungen und Abstimmungsbedarfe sehen Sie dabei?
    Welche Komponenten sollten in IT-Ausstattungsempfehlungen aus Ihrer Praxiserfahrung enthalten sein?
  2. Finanzierung + Beschaffung von IT (Gruppe 2/Themenfelder 2 + 3)
    Wie erfolgt die Finanzierung von Schul-IT aktuell?
    Welche organisatorischen Herausforderungen und Abstimmungsbedarfe sehen Sie dabei?
    Wie kann mittel-/längerfristig die Finanzierung von Endgeräten für Lehrkräfte und Schüler:innen (auch Wiederbeschaffung) erfolgen?
    Wie kann die Finanzierung von Folgekosten, laufenden Kosten und weiteren notwendigen Infrastrukturen erfolgen?
    Wie erfolgt IT-Beschaffung aktuell?
    Welche organisatorischen Herausforderungen und Abstimmungsbedarfe sehen Sie dabei?
    Wie kann die Beschaffung von IT zukünftig sinnvoll und aufwandsarm in geteilter Zuständigkeit erfolgen?
  3. IT-Administration (Gruppe 3/Themenfeld 4)
    Wie erfolgt aktuell die IT-Administration an Schulen?
    Welche organisatorischen Herausforderungen und Abstimmungsbedarfe sehen Sie dabei?
    Wie kann die Administration von Schul-IT zukünftig sinnvoll und aufwandsarm in geteilter Zuständigkeit erfolgen?

Ergebnisse der Diskussion des Ist-Stands

Die Diskussion des Ist-Stands der Rollenwahrnehmung unter den anwesenden
Vertreter:innen kommunaler Schulträger (Zielfrage a) ergab folgendes Bild (Schlaglicht,
nicht repräsentativ):

  1. IT-Ausstattungsempfehlung (Gruppe 1/Themenfeld 1)
    Konstatiert wurde von den Teilnehmenden, dass in den Schulen im Allgemeinen
    wenig Kenntnisse über die besonderen technischen Anforderungen an die
    IT-Ausstattung vorhanden sind. Das Bezugsraster sei vorrangig die pädagogische
    Funktonalität der Ausstattung. Vor diesem Hintergrund würden Schulen tendeziell
    Quantität (z.B. Anzahl der Endgeräte) gegenüber Qualität (z.B. hochwertigere
    Endgeräte sowie Funktionalität und Skalierbarkeit der Infrastruktur) bevorzugen.
    Trägerseitig würde darauf oftmals mit klaren, eher restriktiven Vorgaben der
    IT-Verantwortlichen reagiert (z.T. abgeglichen mit internen Standards der
    Kommunalverwaltung). Ansätze eines regelmäßigen Abgleichs der divergierenden
    Anforderungen sind in einigen wenigen Kommunen vorhanden (z.B. regelmäßige
    regionale Schul-IT-Jours fixes).
  2. Finanzierung + Beschaffung von IT (Gruppe 2/Themenfelder 2 + 3)
    Die Teilnehmenden verwiesen darauf, dass zum Ist-Stand der IT-Ausstattung an
    einzelnen Schulstandorten z.T. unterschiedliche Zahlen kursierten (je nach
    Erhebung durch Lehrkräfte/Schulleitung oder Träger). Die IT-Ausstattung sei z.T.
    überaltert ("bis zu 10 Jahre alte Geräte") und heterogen. Hinzu komme der
    Umstand, dass die Basisausstattung von Schulen (Gebäude, Stromnetz) z.T.
    vorrangig saniert werden müsse. Die strategische Planung von IT-Beschaffungen
    und korrespondierende Finanzierungsfragen würden durch diese Rahmenbedingungen
    kompliziert. Gefördert durch die Mangelsituation würdeweiterhin die Priorisierung
    von Beschaffungen aufgrund der nachdrücklichen Bedarfsanmeldung von einzelnen
    Schulen und Schulleitungen. Unter Druck geratedie kommunale Schul-IT-Finanzplanung
    darüber hinaus durch ständig steigende IT- und Personalkosten, die durch die zur
    Verfügung stehenden Förderprogramme nicht kompensiert werden könnten.
  3. IT-Administration (Gruppe 3/Themenfeld 4)
    Beschrieben wurde ein Ist-Stand, der tendenziell geprägt ist durch schulspezifische
    Insellösungen und vergleichsweise wenig Zentralisierung. Gewachsene Strukturen
    vor Ort würden so oftmals mit den professionellen Anforderungen von zeitgemäßer
    Schul-IT-Administration bzw. zeitgemäßem IT-Support auf Trägerseite kollidieren.
    Diskutiert wurde weiterhin die Rolle der PONK-Lehrkräfte (Pädagogisch-
    organisatorische Netzwerkkoordination). Die landesseitige Rollenbeschreibung
    (vgl. PONK-Richtlinie) sei nicht mit kommualen Service-Levels abgeglichen. Moniert
    wurde darüber hinaus die wenig ausgeprägte Berücksichtigung der Admin-/Support-
    Anforderungen bei den internen kommunalen Haushaltsplanungen.

Fotodokumentation der Ergebnisse der Arbeit in Kleingruppen


Ergebnisse der Diskussion der Herausforderungen und Lösungen

Die gemeinsame Diskussion der Herausforderungen und Lösungen (Zielfragen b und c) und die sich anschließende Priorisierung ergab folgendes Bild:

  1. IT-Ausstattungsempfehlung (Themenfeld 1)
    Herausforderungen
    - Externe Dienstleister können aufgrund eines deutlich höheren Realstundensatzes, im
    Vergleich zu dem durch den Digitalpakt förderbaren Stundensatz, nicht eingesetzt werden
    = 5 Punkte
    - Anforderungen von Schulleitungen = 3 Punkte
    - Einheitlichkeit lässt sich aufgrund des Vergaberechts oft schwer umsetzen = 1 Punkt
    - Herstellergarantie/Support muss gegeben sein = 1 Punkt
    Lösungen
    - IT-Rahmenvertrag des Landes Brandenburg, der indirekt Standards definiert = 7 Punkte
    - Minimalanforderungen für Endgeräte = 4 Punkte
    - Digitalisierungsgremium mit Lehrkräften und IT-Verantwortlichen, das regelmäßig
    Empfehlungen überarbeitet = 3 Punkte
  2. Finanzierung + Beschaffung von IT (Themenfelder 2 + 3)
    Herausforderungen
    - Zu wenig IT-Personal = 7 Punkte
    - Teilweise sehr strenge Interpretation von formalen Vorgaben = 2 Punkte
    - Ermittlung der Kosten = 1 Punkt
    - Investionen in Gebäudestruktur hat Vorrang = 1 Punkt
    - Komplexität der notwendigen Ausschreibungen = 1 Punkt
    Lösungen
    -  Elternfinanzierte Geräte = 3 Punkte
    -  Rahmenverträge = 3 Punkte
    -  Admin/PC-Schlüssel als Orientierung (Wie viele Geräte pro Admin maximal?)
    = 2 Punkte
  3. IT-Administration (Themenfeld 4)
    Herausforderungen
    - Knowhow ins Team bekommen = 3 Punkte
    -
    Nutzer:innenverwaltung= 2 Punkte
    -
    Rechtlicher Rahmen = 2 Punkte
    Lösungen
    - Land beteiligt sich (dauerhaft) an Kosten für Administration = 6 Punkte
    - Neugestaltung der Rollen/Stärkung PONK = 4 Punkte
    - Einheitliche kommunale Servicestandards (Rathaus/Schule gleich) = 2 Punkte

Zusammenfassung der Ergebnisse

Die am höchsten bewerteten Herausforderungen umfassen

Zu wenig IT-Personal (7 Punkte),
Externe Dienstleister können aufgrund eines deutlich höheren Realstundensatzes, im Vergleich zu dem durch den Digitalpakt förderbaren Stundensatz, nicht eingesetzt werden (5 Punkte),
Knowhow ins Team bekommen (3 Punkte),
Anforderungen von Schulleitungen (3 Punkte)


und verweisen damit auf die angespannte Personalsituation von Schulträgern im Bereich
IT-Administration/-Support bzw. auf das sich weitende Delta zwischen Fördersätzen und
Preisentwicklung auf dem Markt für externe Dienstleister. Hinzu kommt das z.T. nicht
vorhandene technische Verständnis von Schulleitungen zu Fragen der IT-Administration
und des IT-Supports, das aus Trägersicht die konstruktive Zusammenarbeit erschwert.

Die am höchsten bewerteten Lösungsvorschläge umfassen

IT-Rahmenverträge des Landes Brandenburg (insgesamt 10 Punkte),
Land beteiligt sich (dauerhaft) an Kosten für Administration
(6 Punkte),
Minimalanforderungen für Endgeräte (4 Punkte),
Elternfinanzierte Geräte (3 Punkte)


und adressieren damit den Bedarf nach fachlicher Orientierung und Minimierung der
Beschaffungsaufwände auf Trägerseite. Der Abschluss von IT-Rahmenverträgen und die
dauerhafte Kostenbeteiligung werden als Möglichkeit verstanden, nachhaltig zu einer
Entlastung und Professionalisierung von Schul-IT-Administration auf Trägerseite zu
kommen. Rahmenverträge würden - neben einer Vereinfachung des Beschaffungsvorgangs -
indirekt auch zu einer Standardisierung beitragen. Die Anforderungen an diese sollten
zwischen den Interessengruppen abgeglichen werden. Dieser Wunsch kam in allen drei
Kleingruppen bereits in der initialen Diskussion auf und wurde im Laufe der Rotation
der Gruppen detaillierter herausgearbeitet.

Korrespondierend damit sind die Lösungsansätze "Minimalanforderungen für Endgeräte"
und "Elternfinanzierte Geräte" zu verstehen. Es ging in den Diskussionen nicht um eine
eindimensionale Umsetzung des BYOD-Ansatzes (Bring Your Own Device), sondern um
eine standardisierte, die Möglichkeiten der Träger nicht überfordernde 1:1-Ausstattungs-
perspektive für Schulen (und deren Träger) im Land Brandenburg.

Als Feedback wurde das Fokusgespräch als wichtiges Format für "Erfahrungs- und
Ideenaustausch" gewertschätzt, auch weil es Einblicke in die Situation anderer Träger
ermöglichte und Verständnis für die gemeinsamen Anforderungen förderte. Gewünscht
wurden mehr zeitliche Freiräumge für die Vernetzung zwischen den am Veranstaltungs-
format Beteiligten.

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